對於創業者還是受雇的中小企業行銷業務人員，參加展覽是一次能行銷公司的大好機會，特別是在這幾年大大小小的展覽不斷地冒出，對於參展商的公司而言，不外乎是拓展市場與潛在客戶群做面對面的陌生開發，亦是一次難得的大規模品牌行銷活動。
然而，無論是B2B還是 B2C的展覽，在展會上成功完成銷售或是找到合作機會，都必須歸功於幾個月前一連串的準備計畫，建立好正確的心態，才有機會在預算有限的條件下，善用資源，打出漂亮的一擊。
身為參展商的籌備角色，分享以下幾點參考方向：
1. 正確的心態和體態準備
海外出差很辛苦，要做好心理準備和健康的體態，密集地出國公差並不如大部分人想像的那麼光鮮亮麗，從展覽前的密集籌備規劃工作，到實際展出期間的長時間站立和銷售對談、與合作夥伴和客戶的溝通應酬，更別提調整時差和利用時差完成自己的份內工作，對體力與腦力都是一大考驗，要能讓自己隨時處於備戰的狀態。
2. 英文能力與國際觀不容忽視
既然海外市場是公司業務推廣的主軸，在展前廣泛地蒐集市場和潛在客戶資訊、與會展單位窗口等溝通協調，而在會展前宣傳、展場上接待國外客戶並說明展示產品，進而完成銷售、會後的追蹤聯繫，靠的都是平日累積的英文實力，才能讓自己在洽談時更能得心應手。
3. 了解公司的參展目的、預算成本和達成目標
海外市場的商機之大，不免帶給經營者有商機無限的過度美好想像，期待萬人訪客的成交與品牌廣告的大規模曝光機會。而事實是費用要花在刀口上，先釐清公司的參展目的及主要鎖定的客群，在廣泛搜集展會資訊中挑選出合適的展覽主題、來客屬性與規模大小，不要陷入豐富展示主題的迷思，而模糊了自家產品的優勢，其中還包含參考往年展會參展商的效益反映及競爭對手參與的展會分析，這些皆有助於公司來評估作為年度的展會規劃重點。
4. 了解公司的產品功能和產業知識
每個參展人員都必須對自家的產品有一定的瞭解，在展會上面對客戶或訪客時，能夠自信且清楚地展示產品功能，正確地傳達出產品的優勢，而在展覽期間，更應該撥出時間輪流去了解其他廠商的展示產品與展位熱絡情況，多方搜集情報資料，學習其他參展商是如何行銷自家的產品服務，作為公司內部改進的參考範本。
5. 多方涉獵相關領域
行銷的模式日益更迭，各類行銷工具更是五花八門，以求能在短時間內抓住潛在客戶和訪客的目光，海外的展覽會場是一大嶄露頭角的絕佳時機，鼓勵公司的籌備人員能跳脫過往的行銷和設計窼臼，多元接觸社群行銷、影片行銷、分析工具、展會視覺行銷與內容行銷等，也可激發出更多的行銷靈感。
6. 了解未來的工作夥伴、專長，可利用的公司資源
資源有限，但團隊合作的價值無限，在公司資源有限的情況下，團員們還是能分別設法連結、匯集出更多的外部資源。需要留意的是，在進入籌備展會的高峰期時，時間作業壓力倍增，身為領導者或是一個整合溝通窗口的重要任務，在此時能否穩定軍心順利完成工作，讓每個team member在正確的崗位上發揮所長，會需要費心處理與協調。
7. 善用好用的工具，加強時間的管理
參展的規畫籌備涵蓋太多的瑣事，臨時的變動性也高，特別是大家對於參展帶來的效益期待越高，進度與時間的管理常是過程中的重要關鍵。現在各類專案管理或規劃的工具甚多，像是熟知的EXCEL、Evernote、Google Drive和Google Doc、Canvas和Trello 等工具，只需要選擇自己易上手、會想要持續使用的就夠了。
展會行銷是持續性的行銷業務過程，需要掌握的細節不少，實際花費成本與隱藏成本都需要被考量計算，而有趣的地方則在於透過這樣的國際性展覽，能夠在短時間內大量地去連結世界各地的人，也能一窺走在世界前端的趨勢發展，體驗海外工作的氛圍！
如果我的文章對你有幫助，請幫忙按讚支持我繼續分享!